個人情報の取り扱いについてPRIVACY POLICY

■個人情報保護方針

当社は、「お客様第一主義」をモットーに「人のまごころや優しさ」を敬い尊重し、人の心を大切にすることを企業理念として活動を続けております。主な事業内容は冠婚葬祭互助会を柱とした総合結婚式場・葬斎センター・多目的ホールの運営、各種イベントの企画及び実施などです。これらの業務において当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1.個人情報は冠婚葬祭互助会を柱とした総合結婚式場・葬斎センター・多目的ホールの運営、各種イベントの企画及び実施などにおいて当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは致しません。
2.個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3.個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
4.個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5.個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

以上

制定日 平成 17年 2月1日
改定日 平成 19年 8月1日
アルファクラブ武蔵野株式会社
代表取締役 神田 成二

■個人情報の取り扱いについて

1.事業者の名称
アルファクラブ武蔵野株式会社

2.管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名:個人情報保護管理責任者 常務取締役 工藤 久実
所属部署:アルファクラブ武蔵野株式会社 総務部担当
連絡先:電話048-684-7000

3.個人情報の利用目的
個人情報を本人から直接書面で取得する場合及び書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合の利用目的(法第18条第1項)並びに当社が、保有するお客様の個人情報の利用目的(法第24条項1項)は次のとおりです。

個人情報の類型
利用目的
(1) 当社の契約に伴って取得した個人情報、又は既に取得している個人情報 その契約上の権利義務の履行及び当社サービスのご案内のために利用するものとします。
(2) 当社が社外から物品・サービス等を調達する際に取得する個人情報 その契約上の権利義務の履行のために利用するものとします。
(3) 当社が主催・出展するイベントへのご参加、ご来場いただいた方に関する個人情報 そのサービス及びそれに関連するイベントのご案内のために利用するものとします。
(4) 当社への採用選考にエントリーする方、当社の採用に関する情報の提供を希望する方に関する個人情報 ご本人の採用選考の手続きのために利用するものとします
(5) 当社の役員、社員、嘱託、準社員、契約社員、アルバイト・パート(以下総称して「従業者」という。)から取得する個人情報 当社の人事労務管理、業務管理、健康管理、情報管理、セキュリティ管理のために利用するものとします。
(6) 一般に市販、公表される書籍、ホームページ等から取得する個人情報ならびに当社のサービスのご案内先としてご紹介を受けた個人情報 当社のサービスのご案内のために利用するものとします。
(7) 当社に来社された方に関する個人情報 当社のセキュリティの確保のために利用するものとします。
(8) 当社にお問い合わせいただいた方に関する個人情報 該当お問い合わせ内容の確認、回答のために利用するものとします。
(9) 当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報 その利用目的のために利用するものとします。
(10) 結婚式・披露宴、葬儀に出席された方に関する個人情報 新郎新婦やその親族、喪家に対してのサービス提供ないしは、当社の施行品質向上のために、利用するものとします。
また、新郎新婦に同意を得た場合に限り弊社にご来社された方へ「冠婚の打合せの見本写真・ビデオ」として利用するものとします。
(11) 当社の契約に伴って会員様から取得した、会員様のご家族ならびに会員様指定の個人の個人情報 その契約上の権利義務の履行のため、当社からの重要なお知らせ等に利用するものとします。
なお、お客様から直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。ただし、次の場合を除きます。

①人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、緊急性を要するとき又は本人の同意を得ることが困難なとき。
②利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
③利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合。
④法令に基づく場合及び国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより該当事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
⑤公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
⑥取得状況からみて利用目的が明らかであると認められた場合。

4.ご本人以外からの個人情報の取得について
会員お申し込み時に記載されたご家族の個人情報および第二ご連絡先(氏名・住所・電話番号等)については、あらかじめご本人の同意を得たものとして取得します。

5.個人情報の第三者提供
当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。
(1)ご本人様の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
(5)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(6)業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

6.個人情報の共同利用
当社は本人からお預かりした個人情報を、施行利用または当社業務にかかわる各サービスを提供するために、関連グループ会社と以下の内容で共同利用致します。共同利用する場合も当社と同様に個人情報の適正管理、機密保持などの個人情報の漏洩防止に必要かつ適切な管理を実施致します。

1)互助会会員情報
(1)共同して利用する個人情報の項目
お客様の氏名、住所、電話番号、性別、年齢、及びその他会員情報
(2)共同して利用する者の範囲
アルファクラブグループ会社(アルファクラブ㈱(福島)、アルファクラブ㈱(栃木)、アルファクラブ静岡㈱、アルファクラブ東北㈱、㈱サイカンシステム)
(3)利用目的
■アルファクラブ株式会社(福島)
①当社の施行地域において、各社から発生する会員向けサービス(情報)の提供や、会員への役務提供サービス。
②各サービス提供後のアフターフォロー活動
③会員の転居または会費の移籍等に伴う事務処理等
④特定された社員による会員データの閲覧
■アルファクラブ株式会社(栃木)
①当社の施行地域において、各社から発生する会員向けサービス(情報)の提供や、会員への役務提供サービス。
②各サービス提供後のアフターフォロー活動
③会員の転居または会費の移籍等に伴う事務処理等
④特定された社員による会員データの閲覧
■アルファクラブ静岡株式会社
①当社の施行地域において、各社から発生する会員向けサービス(情報)の提供や、会員への役務提供サービス。
②各サービス提供後のアフターフォロー活動
③会員の転居または会費の移籍等に伴う事務処理等
④特定された社員による会員データの閲覧
■アルファクラブ東北株式会社
①当社の施行地域において、各社から発生する会員向けサービス(情報)の提供や、会員への役務提供サービス。
②各サービス提供後のアフターフォロー活動
③会員の転居または会費の移籍等に伴う事務処理等
④特定された社員による会員データの閲覧
■株式会社サイカンシステム
①当社の施行地域において、各社から発生する会員向けサービス(情報)の提供や、会員への役務提供サービス。
②各サービス提供後のアフターフォロー活動
③会員の転居または会費の移籍等に伴う事務処理等
④特定された社員による会員データの閲覧
(4)共同して利用する個人情報の管理に責任を有する者
アルファクラブ武蔵野株式会社 個人情報保護管理責任者
(5)取得方法
①本人から直接書面で取得。
②グループの情報システムを介しての取得。
(6)共同して利用する者の範囲
アルファクラブグループ各社であること
(7)各共同利用者の個人情報取扱責任者、問い合わせ担当者及び連絡先
個人情報取扱責任者:アルファクラブ武蔵野株式会社 個人情報管理責任者
問い合わせ担当者 :アルファクラブ武蔵野株式会社 会員管理室室長
連絡先:電話048-689-2580
(8)共同利用する個人データの取扱いに関する事項
①個人データの漏えい等防止に関する事項:安全管理措置をとります。
②目的外の加工、利用、複写、複製等の禁止:禁止しております。
③共同利用終了後のデータの返還、消去、廃棄に関する事項:
共同して利用する個人情報の管理に責任を有する者が定めた保管期間を過ぎた個人情報は、適切に廃棄し、共同利用各社に情報は残りません。
(9)共同利用する個人データの取扱いに関する取り決めが遵守されなかった場合の措置
責任を有するものが、本人にご連絡を差し上げると同時に、遵守しなかった企業に対し厳しく指導します。
(10)共同利用する個人データに関する事件・事故が発生した場合の報告・連絡に関する事項
報告・連絡は、責任を有する者からおこないます。
(11)共同利用を終了する際の手続き
共同利用終了の場合は、責任を有する者が情報を保管し、他の企業は利用できないようにします。

2)従業者の個人情報
(1)共同して利用する個人情報の項目 従業者の氏名、住所、電話番号、所属名、連絡先、メールアドレス等
(2)共同して利用する者の範囲 アルファクラブグループ会社(アルファクラブ㈱(福島)、アルファクラブ㈱(栃木)、アルファクラブ静岡㈱、アルファクラブ東北㈱、㈱サイカンシステム)
(3)利用目的
■アルファクラブ株式会社(福島)
①主に、社員に関する人事労務管理、業務管理、健康管理、情報管理、セキュリティ管理等
②採用社員の研修等
■アルファクラブ株式会社(栃木)
①主に、社員に関する人事労務管理、業務管理、健康管理、情報管理、セキュリティ管理等
②採用社員の研修等
■アルファクラブ静岡株式会社
①主に、社員に関する人事労務管理、業務管理、健康管理、情報管理、セキュリティ管理等
②採用社員の研修等
■アルファクラブ東北株式会社
①主に、社員に関する人事労務管理、業務管理、健康管理、情報管理、セキュリティ管理等
②採用社員の研修等
■株式会社サイカンシステム
①主に、社員に関する人事労務管理、業務管理、健康管理、情報管理、セキュリティ管理等
②採用社員の研修等
(4)共同して利用する個人情報の管理に責任を有する者
アルファクラブ武蔵野株式会社 個人情報保護管理責任者
(5)取得方法
①本人から直接書面で取得 ②電話または、社内電子メールによる取得
③情報システム室を介しての取得
(6)共同して利用する者の範囲
アルファクラブグループ各社であること
(7)各共同利用者の個人情報取扱責任者、問い合わせ担当者及び連絡先
個人情報取扱責任者:アルファクラブ武蔵野株式会社 個人情報管理責任者
問い合わせ担当者 :アルファクラブ武蔵野株式会社 総務部人事担当者
連絡先:電話048-684-7000
(8)共同利用する個人データの取扱いに関する事項
①個人データの漏えい等防止に関する事項:安全管理措置をとります。
②目的外の加工、利用、複写、複製等の禁止:禁止しております。
③共同利用終了後のデータの返還、消去、廃棄に関する事項:
共同して利用する個人情報の管理に責任を有する者が定めた保管期間を過ぎた個人情報は、適切に廃棄し、共同利用各社に情報は残りません。
(9)共同利用する個人データの取扱いに関する取決が遵守されなかった場合の措置
責任を有するものが、本人にご連絡差し上げると同時に、遵守しなかった企業に対し厳しく指導します。
(10)共同利用する個人データに関する事件・事故が発生した場合の報告・連絡に関する事項
報告・連絡は、責任を有する者からおこないます。
(11)共同利用を終了する際の手続き
共同利用終了の場合は、責任を有する者が情報を保管し、他の企業は利用できないようにします。

7.個人情報取扱いの委託
当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

8.個人情報の開示等の請求
お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「開示対象個人情報の請求手続きについて」をご覧ください。

9.個人情報を提供されることの任意性について
お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

10.ご本人が容易に認識できない方法による取得する場合について
クッキー(Cookies)は、お客さまが当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客さまのプライバシーを侵害するものではなく、またお客さまのコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
また当社のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL(Secure Sockets Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアウオールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

11.認定個人情報保護団体について
認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。
当社が加入する認定個人情報保護団体:財団法人日本情報処理開発協会
苦情の解決の申し出先:プライバシーマーク推進センター個人情報保護苦情相談室
電話番号:03-5776-1379

【お問合せ窓口】
お客様の個人情報に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒337-0044
埼玉県さいたま市見沼区大字上山口新田53番地1
アルファクラブ武蔵野株式会社 会員管理室 室長
メールアドレス:privacy@alphaclub.co.jp
TEL:048-689-2580 (受付時間 10:00~16:00※)
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
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■開示対象個人情報の請求手続きのご案内

当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

1.「開示等の請求」申出先
「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。
〒337-0044
埼玉県さいたま市見沼区上山口新田53-1
アルファクラブ武蔵野株式会社 会員管理室 室長
メールアドレス:privacy@alphaclub.co.jp
TEL:048-689-2580
2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
「開示等の請求」を行う場合は、(1)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、(2)を同封しご郵送下さい。なお、請求書用紙につきましては、PDFファイルをダウンロードし、印刷してご記入ください。
(1)当社所定の請求書
①利用目的の通知の場合
②開示の場合
③訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合
(2)ご本人様確認のための書類
以下の本人確認書類のいずれかの写しを同封してください。
①運転免許証
②パスポート
③住民基本台帳カード
④外国人登録証明書
⑤健康保険の被保険者証
⑥その他本人確認できる公的書類
上記書類のうち、「本籍地」の情報が含まれている場合には、該当箇所をマスキング(塗りつぶし)した上でご提出下さい。
3.代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2.の書類に加えて、下記の書類の写しを同封してください。
①戸籍謄本
②健康保険の被保険者証
③登記事項証明書
④その他法定代理権の確認ができる公的書類
・上記書類のうち、「本籍地」の情報が含まれている場合には、該当箇所をマスキング(塗りつぶし)した上でご提出下さい。
・①についての本人の戸籍謄本又は抄本を提出される場合は、下記の必要項目を残し、その他の情報をマスキングした上でご提出下さい。
〔必要項目〕戸籍筆頭者氏名、本人の名、生年月日、父・母(義父・義母)の氏名、続柄
・上記書類をご提出いただいた場合であっても、ご本人であること、代理人が法定代理人であることなどを確認できない場合は、ご請求に応じられない場合もございますので、予めご了承ください。
4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(当社からの返信費を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便切手を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額:1000円
5.「開示等の請求」に対する回答方法
原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面(封書郵送)にてご回答申し上げます。
◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
①ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
②所定の申請書類に不備があった場合
③開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」(※)に該当しない場合
④ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
⑤当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
⑥法令に違反することとなる場合
※開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)~d)のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。
a)当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b)当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
c)当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d)当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

〒337-0044
埼玉県さいたま市見沼区上山口新田53-1
アルファクラブ武蔵野株式会社 会員管理室 室長
メールアドレス:privacy@alphaclub.co.jp
TEL:048-689-2580(受付時間 10:00~16:00※)
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウイーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
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